창원시가 행정통합 이전 옛 마산.진해.창원 3개시 기록물과 통합 이후 기록물을 하나의 시스템으로 관리하는 ‘표준기록관리시스템(RMS)’을 구축하고 기록관리 선진화의 첫발을 내딛었다.

시는 행정통합 이전 옛 창원·마산·진해시에서 생산하여 보유중인 전자 및 비전자 기록물에 대한 관리를 체계적으로 구현한 ‘창원시 표준 기록관리시스템’ 구축을 완료하고 두 달간의 시험운영을 거쳐 3월부터 본격 운영에 들어간다고 29일 밝혔다.

이번 시스템 구축으로 창원시는 옛 3개시에서 생산한 전자 및 비전자 기록물 3000여 만 건을 ‘표준 기록관리시스템’으로 이관해 기록물의 장기보관 체계를 갖추게 됐다.

이로써 창원시는 기록물의 효과적 검색·활용을 통한 행정 생산성을 제고하고, 생산·보존·활용 등 기록관리 전 과정의 전자화로 업무 효율성을 높일 수 있게 됐으며, 더 나아가 정책결정 과정의 기록화를 통한 책임행정을 구현하게 됐다.

조철현 행정과정은 “기록물의 정수관리, 대여, 통계 등 기존 바코드 정보보다 보유용량, 인식속도, 복원력이 뛰어난 RFID관리시스템을 자체 개발해 선진화된 기록물 관리체계를 구축하게 됐을 뿐만 아니라 향후 정보공개시스템과 연동한 공적기록의 적극적 공개를 통해 국민의 알권리 증진에도 크게 기여하게 될 것”이라며 “다음 세대에 물려줄 기록물 관리에 창원시가 한 발 앞서 나갈 것”이라고 말했다.

이번에 창원시가 도입한 RMS 솔루션은 기존 국가기록원에서 제시한 표준 바코드 기술과 동시에 RFID 방식을 연계 도입한 것이 특징이다.

이외에도 창원시는 향후 기록물에 대한 세부정보를 손쉽게 찾아볼 수 있도록 한 것은 물론, 표준 RMS 시스템과 RFID 운영 소프트웨어 간의 보안통신을 이용, 신속한 실시간 정보 업데이트로 뛰어난 문서보안 시스템을 구축한 것으로 알려졌다.

더불어 창원시는 기록물에 대한 원본확인과 반입 및 반출, 정수점검, 기록물 이동 등의 업무 진행시 RFID와 바코드 기술의 유기적인 결합을 통해 보다 신속하고 편리한 문서관리 시스템을 구축할 수 있게 된 RMS 도입 대표 사례로 주목받고 있다.

조철현 행정과장은 “지난 2010년 7월 창원시, 마산시, 진해시가 통합 창원시로 출범한 뒤 각 조직에서 관리해 오던 전자기록물과 비 전자기록물 관리 시스템을 통합이 시급하다는 지적이 제기됨에 따라 표준기록관리시스템 도입 사업을 진행하게 됐다”며 “조만간 오픈할 특수유형기록물관리시스템과 연계해 창원시 기록물 관리수준을 한 단계 높이게 될 것”이라고 전망했다.

한편, 표준기록관리시스템(RMS) 도입사업은 기록관 혹은 특수기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템으로 공공기록물관리에 관한 법률 시행령 제2조 제6항에 의거, 중앙행정기관과 지방자치단체, 교육청, 국·공립대학, 공공기관 등에서 도입 의무화를 앞두고 있다.

이환수 기자  naewoe4560@hanmail.net

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